Verlagsgruppe Oetinger | Erfolgsgeschichten schreiben– zukunftsfähig in der Cloud.
Bildquelle: oetinger.de/verlagsgruppe
Nicht nur in der Bücherwelt haben digitale Medien Einzug gehalten. Bei der Verlagsgruppe Oetinger lassen sich dank Digitalisierung und cloudbasiertem ERP-System betriebliche Prozesse nun nachhaltig und zukunftsorientiert managen.
Projekt: Business Central Upgrade von NAV 2013 (01/2020 – 01/2021)
AUSGANGSPUNKT: Hochangepasstes NAV 2013 (R2)
Die Oetinger Verlagsgruppe ist für Zeitgeist bekannt – bei Ihren Produkten und verlegten Werken – wie auch unternehmerisch. Nach 10 Jahren Workflow mit dem ERP-System Dynamics NAV 2013 wünschte sich das Unternehmen ein Upgrade auf die aktuellste Cloud Variante von Business Central als SaaS-Lösung.
AUFGABE: Migration zu Business Central (SaaS)
Acht Mandanten, ein stark auf Betriebsprozesse individualisiertes NAV, hohe Buchungsvolumen und mehrere Subsysteme – die Migration zu Business Central barg spannende Herausforderungen. Zur Einschätzung und Umsetzung von Lösungen sind fachliche Kompetenz, Zuverlässigkeit, Engagement, aber auch konstruktive Kommunikation mit den internen Teams Must-haves eines Dienstleisters.
HERAUSFORDERUNGEN
Neben der Konvertierung aller Anpassungen in sogenannte „AL-Extensions“ sollten ausgewählte Stamm- sowie Einrichtungsdaten (z. B. Kontenplan, Kreditoren, Analyseansichten) über acht Mandanten hinweg synchronisiert werden.
Durch Schnittstellen verursachtes hohes Buchungsvolumen musste zur Kostenminimierung in der Cloud verringert werden. Die Lösung: Belegkompression sowie Umstellung auf belegloses Buchungsverhalten.
Anbindung von 5 Subsystemen per REST API an Business Central: Um den Austausch von Stammdaten zu ermöglichen und vollautomatisch Einkaufsrechnungen zu buchen, wurde eine komplett neue Schnittstelle konzipiert und umgesetzt.
Anbindung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) per REST API zum automatisierten Ablegen und Abrufen gebuchter Belege.
zukunftssichere Technologie: Mit Business Central in der Cloud
Das bisher in der Oetinger Verlagsgruppe genutzte Microsoft Dynamics NAV wurde durch Microsoft Dynamics 365 Business Central abgelöst. Seit 10 Jahren im Einsatz stand nun intern der Wechsel an.
HERAUSfORdERUNgEN idENTifiziEREN UNd MEiSTERN
Nach der internen Präsentation des Nachfolger-Systems durch BIZZCORE wurden in mehreren Workshops die Anforderungen von Oetinger analysiert und die Machbarkeit eines Wechsels in die Cloud geprüft. Außerdem wurden alle spezifi schen Anpassungen an Microsoft Standard Objekten sowie eigenen Objekten analysiert, um die entsprechenden Gesamtaufwände einschätzen zu können. Dabei konnten mehrere Herausforderungen identifiziert und Lösungsstrategien entwickelt werden.
VOllMigRATiON VON NAV zU BUSiNESS CENTRAl
Aufgrund der sehr großen Datenbank, Performanceproblemen im Altsystem und dem Wunsch, die SaaS Lösung zu nutzen, wurde entschieden, mit Business Central komplett neu eingerichtet ohne Bewegungsdaten zu starten. Mit Ausnahme von historischen Daten sollten die kompletten Bestandsdaten wie Sachkonten, Debitoren, Kreditoren, Kontakte, Artikel, Preise sowie aller kundenindividuellen Einrichtungsdaten übernommen werden – Die Vollmigration ist ein Spezialgebiet von BIZZCORE.
„Das BIZZCORE Team hat uns bei unserem Projekt des Neuaufsetzens unserer Finanzbuchhaltung und die Migration der Altdaten zuverlässig, schnell, kompetent und verbindlich unterstützt. Das Projekt konnte in time und budget umgesetzt werden. Wir danken dem gesamten Team für die hervorragende Zusammenarbeit und Umsetzung des Projekts.“
Christian Graef
Kaufmännischer Geschäftsführer (CFO)
Verlagsgruppe Oetinger Service GmbH
NACHHAlTig fUNkTiONAl & RESSOURCEN SCHONENd
Eine weitere Herausforderung stellte das durch Schnittstellen verursachte, automatisierte Buchungsvolumen dar, welches in der Cloud aufgrund einer Speicherplatzbegrenzung in Zukunft zu erhöhten Kosten führen würde. Hier wurde das Buchungsverhalten im Intercompany Geschäft von beleghaft auf beleglos umgestellt sowie eine Belegkompression umgesetzt. Das schont langfristig Budget und Ressourcen.
ENgAgEMENT & SUPPORT AUCH NACH gO liVE
Wie geplant konnte das neue System zum 04. Januar 2021 starten. Seitdem begleitet BIZZCORE die Verlagsgruppe fachlich mit dem Business Central System Support. Aufkommende Änderungsanforderungen, die erst nach dem Projekt umgesetzt werden sollten, werden sukzessive realisiert.
VERWENDETE SYSTEME:
Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS)
Microsoft Dynamics NAV 2013 (R2)
Dokumenten-Management-System (DMS)
Schnittstelle Verlags-Software
Schnittstelle externe Buchhaltung
UNTERNEHMENSPROFIL
Die Wurzeln der Verlagsgruppe Oetinger reichen bis ins Jahr 1946 zurück. Damals gründet der Buchhändler Friedrich Oetinger seinen eigenen Verlag. Er entdeckt und gewinnt Astrid Lindgren für sich – Mit der deutschen Übersetzung von Pippi Langstrumpf im Jahr 1949 wird der Grundstein für den Oetinger Kinder- und Jugendbuchverlag gelegt. Nach wie vor mit Sitz in Hamburg ist aus dem Familienunternehmen eine renommierte Verlagsgruppe mit familiärer Atmosphäre erwachsen. Unter ihrem Dach vereinen sich u. a. der Verlag Friedrich Oetinger, Oetinger Taschenbuch, Migo, Oetinger Media, der Dressler Verlag sowie der Verlag für Kindertheater. Die Verlagsgruppe ist Spezialistin für hochwertige Unterhaltung, Geschichten und Erzählwelten, die junge Menschen bewegen, motivieren und inspirieren. Bekannte und beliebte Klassiker, moderne Print-, Hör- und Digitalmedien sowie innovative Spiel- und Lernprodukte sollen vor allem Spaß machen.
Die Success Story “Oetinger Verlagsgruppe” können Sie auch als PDF downloaden.
