Stiftung Creative Kirche | Creative Kircheninstitution in digitaler Mission.
Bildquelle: creative-kirche.de
Wie die Aktualisierung von Microsoft Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central die digitale Buchhaltung der Creative Kirche zukunftsfähig macht – inklusive Migration aller Bestandsdaten und voll integriertem Dokumenten-Management-System.
Projekt: Business Central Upgrade von NAV 2009 (11/2023 – 04/2024)
AUSGANGSPUNKT: NAV 2009 in der Buchhaltun g
Die Stiftung Creative Kirche aus Witten stand vor der Herausforderung ihre Buchhaltung fit für die Zukunft zu machen. Dafür sollte auch ein Dokumenten-Management-System eingeführt werden. Die Umstellung betraf die drei Mandanten Stiftung Creative Kirche, Creative Kirche Medien und die Pop-Akademie. Um die lokale alte Infrastruktur ablösen zu können, sollte der Weg in die Cloud führen.
AUFGABE: Vollmigration zu Business Central
Wichtig war der Creative Kirche, nicht nur mit einem neuem System zu starten, sondern auch die Daten-Historie und Dokumente mit zu überführen: Ein Fall für das Team von BIZZCORE, das sich auf die umfassende Migration der kompletten Bestandsdaten spezialisiert hat. Für die digitalen & noch analogen Dokumente sollte ein Dokumenten-Management-System (DMS) eingeführt werden, dass sich nahtlos in Business Central integriert. Es wurde daher beschlossen, das bestehende System NAV 2009 (R2) auf die Version 24 von Business Central (Cloud) umzustellen und das DMS von DOCBOX® voll zu integrieren. Dafür kam der von BIZZCORE entwickelte DOCBOX® Connector zum Einsatz. Dieser Schritt war erst mit der neuen Business Central Version möglich.
HERAUSFORDERUNGEN
Gravierende strukturelle Änderungen von NAV zu Business Central machten umfassende programmiertechnische Anpassungen notwendig.
Bei der Übernahme der kundenspezifischen Anpassungen musste jeglicher Quellcode in Standard-Objekten einem Refactoring unterzogen werden.
Änderungen an kundenspezifischen Datenstrukturen sowie die Daten der eingesetzten ISV Module mussten bei der Datenmigration berücksichtigt werden.
Digitale Mission: Zukunft mit Business Central
Komplette Migration zu Business Central
Wie es sich für eine Vollmigration gehört, wurde das bestehende 2009er NAV-System inklusive aller Stamm- und Bewegungsdaten auf die Cloudversion von Business Central migriert. Hier waren nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch absolute Mängelfreiheit bei der Umsetzung gefragt, um die genannten Herausforderungen zu meistern.
Dokumenten -Management revisionssicher
Mit der neuen Business Central Version konnte der DOCBOX® Connector eingesetzt werden: Ab sofort können so EK-Rechnungen mit KI-generierten Metadaten aufbereitet und automatisch in BC importiert werden, um dann an die Buchungssätze gehängt zu werden. Integrierte Genehmigungsworkflows bei Business Central sorgen für konsistente interne Prozesse. Ausgangsrechnungen werden automatisch, wie alle anderen Belege revisionssicher im DMS archiviert.
Projektmanagement ist Teamwork
Projekte managen und menschliches Miteinander gestalten gehört bei der Creative Kirche zum Tagesgeschäft: Sie verwirklicht jährlich Großveranstaltungen und Events. Wenn auch in anderer Mission und Branche, weiß der Kunde worauf es ankommt:
„Projekte dieser Art laufen nie reibungslos. Uns hat es sehr geschmeichelt, dass es kaum Reibung gab.
Gerade deswegen freuen wir uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit mit Andreas Pröhl & Team.“
Marcel Volkmann
Bereichsleiter Großveranstaltungen, Stiftung Creative Kirche
Die Creative Kirche lobte BIZZCORE für ihren zielorientierten Einsatz und das hohe Engagement. Neben fachlicher Kompetenz schätzten sie den angenehmen Umgang und die Zusammenarbeit „auch mal per kurzem Dienstweg“.
VERLÄSSLICHES ZEITMANAGEMENT
Das im September 2023 gestartete Projekt konnte wie geplant im April 2024 abgeschlossen werden. Die vereinbarten Ziele wurden erreicht, Meilensteine termingerecht umgesetzt. Das involvierte Team der Creative Kirche fühlte sich dabei gut geschult und bis zur Einführung begleitet.
VERWENDETE SYSTEME:
Microsoft Dynamics NAV 2009 (R2)
Microsoft Dynamics 365 Business
Central (Cloud)
Dokumenten-Management-System DOCBOX®
BIZZCORE DOCBOX® -Connector für Business Central
UNTERNEHMENSPROFIL
Vor 30 Jahren startete die Creative Kirche zunächst als ehrenamtliches Jugendchorprojekt des Evangelischen Kirchenkreises Hattingen-Witten; Nun ist sie mit über 40 festen Mitarbeitern zu einer echten Institution geworden. Gemeinsam mit vielen engagierten Ehrenamtlern managt und veranstaltet diese kirchliche Events und musikalische Projekte, organisiert und veröffentlicht CDProduktionen. Die Creative Kirche begeistert mit Onlinekirche, Gottesdiensten & Großveranstaltungen, einer evangelischen Pop-Akademie und ist präsent mit dem Veranstaltungsort Lukaszentrum. Service-Center, Verwaltung und Regionalbüro brauchen IT-seitig eine gute Infrastruktur, um Ihrer Mission zu folgen.
Die Success Story “Stiftung Creative Kirche” können Sie auch als PDF downloaden.
