Die E-Rechnung kommt. Mit Business Central & DOCBOX® sind Sie ready to work.
Was ändert sich 2025 im B2B-Bereich?
Bislang war es möglich, Rechnungen im digitalen PDF-Format zu empfangen und zu versenden – das ist ab 2025 nicht mehr ausreichend: Zukünftig müssen alle Rechnungen, die zwischen Unternehmen und Selbstständigen im B2B-Bereich ausgetauscht werden, in einem strukturierten elektronischen Format mindest empfangen werden können. Dazu zählen beispielsweise die X-Rechnung und ZUGFeRD.
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Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und den öffentlichen Verwaltungen wie dem Finanzamt zu erleichtern und zu standardisieren.
Die E-Rechnung stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form übermittelt werden und digital erfassbar sind. So erleichtert sie die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung und unterstützt eine schnellere und effizientere Abwicklung von Zahlungsprozessen. Die E-Rechnung entspricht den rechtlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Die beiden E-Rechnungsformate X-Rechnung & ZUGFeRD stellen sicher, dass Rechnungen direkt digital übermittelt und automatisch verarbeitet werden können:
Die X-Rechnung basiert auf dem XML-Format. Dies ist zwar digital maschinenlesbar, bietet jedoch keine eigene optische Darstellung für menschliche Leser an.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine menschenlesbare PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten. Diese Hybridlösung ermöglicht es, Rechnungen sowohl visuell darzustellen als auch automatisiert zu verarbeiten.
Die E-Rechnung für Business Central via DOCBOX® ist unsere Lösung für alle Unternehmen und Selbstständigen im B2B-Bereich; denn die E-Rechnung wird ab 2025 in Deutschland Pflicht.
Unsere Lösung: Die E-Rechnung Für Business Central VIA DOCBOX®
E-Rechnungen empfangen, validieren, anzeigen & verarbeiten
Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen im XML-Format mindestens empfangen zu können. Richtig Sinn macht das System natürlich erst, wenn man diese dann auch lesen und verarbeiten kann.
Sie arbeiten mit Dynamics 365 Business Central? Da Microsoft derzeit über kein eigenes Modul zum Empfangen und Verarbeiten von X-Rechnung oder „ZUGFeRD“ verfügt, können Sie die E-Rechnungen mit dem Dokumenten-Management-System DOCBOX® managen. Die DOCBOX® ab der Version 8 empfängt und verarbeitet Rechnungen in verschiedenen Formaten: Neben der X-Rechnung im XML auch im Datenformat „ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Die nahtlose Anbindung an Business Central gelingt mit unserem DOCBOX® Connector.
Wie funktioniert das genau?
Sie erhalten eine E-Rechnung (X-Rechnung oder ZUGFeRD) – Diese wird per E-Mail oder via Upload in die DOCBOX® geladen. Dort wird der Inhalt analysiert.
Handelt es sich um eine X-Rechnung, wird der XML-Inhalt erkannt, validiert und verarbeitet. Die digital verfügbaren Daten werden automatisch in die Metadatenfelder der DOCBOX® gefüllt. Das erfolgt ganz ohne KI oder OCR-Texterkennungsfunktion – denn die Daten liegen ja bereits digital im XML-Format vor. Validierungsfehler werden entsprechend vom System zurückgemeldet, so dass diese behoben werden können. Andernfalls könnte die Rechnung später durch die Prüfung des Finanzamts aberkannt werden.
Zusätzlich generiert die DOCBOX® automatisch eine menschen-lesbare PDF, die Inhalte und Zusammenhänge für Nutzer leicht visuell erfassbar macht.
Dank der DOCBOX® können Sie X-Rechnungen menschen- und maschinenlesbar machen.
Handelt es sich um eine Datei im ZUGFeRD-Format, liegt bereits ein visuelles PDF vor. Hier analysiert die DOCBOX® die Datei und extrahiert die enthaltenen Meta-Daten aus dem ZUGFeRD-PDF, um sie im System zu verarbeiten und ebenfalls zu validieren.
Weiterverarbeitung im ERP Business Central
Durch den DOCBOX® Connector werden die Informationen direkt in Business Central sichtbar und nutzbar. Business Central überwacht den Eingangsordner z.B. eingehende Belege. Die relevanten Metadaten liegen eindeutig vor. Das ist entscheidend, denn die validierten XML-Daten werden später vom Finanzamt vorrangig beurteilt im Vergleich zu visualisierten Daten. Lesefehler (OCR-Erkennung o.Ä.) entfallen.
